Tietosuojaseloste EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen informointi
‍
Rekisterin pitäjä, rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
Puheterapia Päivi Toivanen
Päivi Toivanen
Pakkaskatu 14,70840 Kuopio
s-posti: puheterapiatoivanen@gmail.com
‍
Rekisterin nimi
Puheterapia Päivi Toivasen asiakasrekisteri
‍
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin ja osarekisterin käyttötarkoitus
Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen ja toteuttaminen sekä terapiapalvelujen laskutus
‍
Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot –nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, yhdyshenkilö/ lähiomainen, omalääkäri, omahoitaja, hoitotiedot, tutkimustiedot, terapiasopimuksessa/suunnitelmassa yksilöidyt tiedot, terapiamuistiinpanot, harjoitteluohjeet, valokuvia, videoita
‍
Osarekisterin tietosisältö: asiakkaan nimi, henkilötunnus, (laskutus)osoite, maksusitoumuksen numero, terapioiden käyntikerrat ja päivämäärät
‍
Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 ja Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ 785/1992.
Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.
‍
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaalta itseltä, asiakkaan omaisilta, hoitavilta yksiköiltä sekä lähettävältä taholta ja Kelalta saatavat tiedot. Tutkimusten ja kuntoutuksen yhteydessä muodostuneet tiedot.

Henkilötietojen säilytysajan määrittämiskriteerit
Terveydenhuollon toiminnasta syntyvien dokumenttien säilytysajat on määritetty potilasasiakirjaasetuksessa, jossa todetaan muun muassa seuraavaa:
Sähköisten potilastietojen käyttöön ja luovutukseen liittyvät sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun alin 5§ :ssä tarkoitetut lokitiedot tulee säilyttää eheinä ja muuttumattomina vähintään 12 vuotta niiden syntymisestä. 12 vuotta viimeisen käynnin toteutumisesta säilytetään ajanvarauskirjat, muiden terveydenhuollon yksiköiden paperiset lausunnot ja mahdolliset paperiset muistiinpanot. Erilaiset kuntoutukseen liittyvät tallenteet säilytetään 12 vuotta tallenteen ottamisesta. Potilaan perustiedot ja keskeiset hoitotiedot sisältävät asiakirjat säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta ja jos siitä ei ole tietoa 120 vuotta potilaan syntymästä. Säilytysajan jälkeen paperiaineisto tuhotaan silppurissa ja muistitikut tyhjennetään ja tuhotaan. Katso tarkemmin http://www.fnlex.f/f/laki/ajantasa/2009/20090298, säilytysajat kerrotaan liitteessä http://fnlex.f/data/sdliite/liite/5678.pdf
‍
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Puheterapeutti voi käsitellä asiakkaan henkilötietoja asiakassuhteen muodostaman oikeutetun edun perusteella. Puheterapeutti voi käsitellä henkilötietoja myös sopimuksen täytäntöön panemiseksi, kun asiakas on tehnyt sopimuksen puheterapiasta. Puheterapeutti voi käsitellä henkilötietoja suostumuksen perusteella silloin, kun suostumus on lain mukaan pyydettävä, esimerkiksi potilastietojen luovutuksen mahdollistamiseksi. Puheterapeutin suorittama henkilötietojen käsittely voi perustua myös lakisääteiseen velvoitteeseen esimerkiksi silloin, kun puheterapeutti tallentaa tietoja asiakasrekisteriin tai siirtää tietoja viranomaisille. Velvoitteet voivat perustua muun muassa lakiin potilaan asemasta ja oikeuksista sekä lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä.
‍
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Puheterapeutilla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen ja luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan palvelujen tuottamiseen ja siitä raportointiin. Asiakassuhde perustuu asiakkaan tai alaikäisen huoltajien kanssa tehtyyn puheterapiasopimukseen. Jatkohoitotilanteessa asiakkaan asiakirjoihin merkityllä suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.
‍
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain puheterapeutilla itsellään. Hän valvoo aineistoa. Sähköisesti tallennetut aineistot säilytetään terapeutin henkilökohtaisella tietokoneella, tabletilla tai erillisellä muistitikulla tai irtokovalevyllä. Laite ja/tai tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Muistitikkua ja irtokovalevyä säilytetään lukitussa tilassa manuaalisen aineiston kanssa. Tietoja ei ole muilla tietokoneilla. Käytössä on sähköinen tietoturvallinen Diarium-potilastietojärjestelmä, jossa pääosa asiakastiedoista sijaitsee. Myös laskutus toimii Diarium potilastietojärjestelmän kautta. Puheterapia Päivi Toivanen on liittynyt Kantaan.
‍
Rekisteröidyn oikeudet
(pääsy omiin tietoihin, oikaisu- ja poisto-oikeus, vastustamis- ja rajoittamisoikeus sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen). Asiakkaalla on oikeus tarkistaa asiakasrekisteriin ja osarekisteriin kirjatut häntä koskevat tiedot ja saada itseä koskevat asiakastiedot kirjallisena. Asiakkaalla on myös oikeus vaatia tiedoissa olevien virheiden korjaaminen (Tietosuoja-asetuksen artiklat 15-22). Pyyntö esitetään puheterapian järjestämiseen, puheterapiasopimukseen, puheterapiapalautteisiin sekä muihin rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä suoraan rekisterinpitäjälle. Virheiden oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet –sivuilta saatavaa lomaketta – Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus. Korjausvaatimus osoitetaan rekisterinpitäjälle. Asiakkaalla ja alaikäisen huoltajalla on vapaa pääsy kaikkiin Kantaan siirrettyihin omiin asiakastietoihinsa oman Kanta–rekisteröitymisensä kautta. Alle 10–vuotiaiden tiedot näkyvät huoltajalle suoraan, 10-18 –vuotiaiden tiedoista osa ei näy, mm. reseptit ja käyntipäivät. Terveydenhuollon asiakkaan tiedot siirtyvät rekisterinpitäjältä toiselle asiakkaan nimenomaisesti antaman erillisen suostumuksen perusteella (potilastietojen arkistossa merkintä). Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuoja-asetuksen artikla 7 perusteella).
‍
Muut mahdolliset oikeudet
EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen informointi. Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää puheterapeutti Päivi Toivanen. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Teillä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonne. Puheterapia Päivi Toivanen ylläpitää tietosuojaansa myös tulevaisuudessa ja päivittää tarpeen mukaan Tietosuojaselostetta. Tätä Tietosuojaselostetta muut eivät saa muokata ilman puheterapeutti Päivi Toivasen suostumusta.